エクセルを使っている人の為のAccessの考え方
３．シートとテーブル
データを管理するために、ExcelとAccessでどのようにしてデータを保持するかを見ていきましょう。
Excelではデータをシートに保存することと思います。Accessではデータの保存はテーブルに行います。
Accessのメニュー画面にはテーブルの他、クエリやフォーム、レポートと様々ありますが、データを保存出来るのはテーブルのみとなります。
ここで、シートとテーブルの違いを見ていきます。
Excelのシートは横256列×縦65,536行＝16,777,216セルから構成されています。
このセルを自由に使いデータを追加していきます。通常、シートの上部に項目名を列記し、その下にデータを追加していくのではないでしょうか。
ただし、これは使用者次第でデータの開始行を1行目からにしても100行目からにしてもExcelがエラーにする事はありません。
使用者が便利か不便かでしかありません。また、セルを使うと使わないとにかかわらず、このセルの数は変わりませんし、
シートに画像や図形を挿入したり、グラフを貼り付けたりも出来ます。データとして使用していない列にメモなどを記述することも可能です。
Accessのテーブルは、使う際に最初に項目を作成しなければなりません。それをしなければテーブルは作成出来ません。
また、テーブル上に図形なども挿入出来ません。ひたすらデータを追加するだけです。
項目数は1テーブルあたり255まで作成できます。データ量の制限は件数では無く、容量となっており2GBです。（この制限はデータベース全体の制限でもあります）
テーブルをExcelのシートのような形式で表示するデータシートビューという機能があります。一見するとExcelのシートに似ていますが、データは必ず一番上から追加していきます。
1行空ける事も出来ませんし、データ外にメモを記述することも出来ません。テーブルにはデータを管理する以外の用途はありません。
シートとテーブルは似ているようで大変な違いがある事を覚えてください。
はじめに
1.AccessとExcelの起動の違い
2.感覚と設計
3.シートとテーブル
4.セルと項目
5.ExcelとAccessでのデータの持ち方の違い
6.シートとシート、テーブルとテーブル
7.その他のAccessの特徴
最後に